En el ámbito del email marketing, manejar eficazmente la tasa de spam es vital para asegurar que tus mensajes lleguen a su destino. Vamos a ver las buenas prácticas en email marketing que debes adoptar para minimizar la posibilidad de que tus correos terminen en carpetas de spam.
Desde la autenticación precisa de tu dominio hasta el cuidadoso manejo del volumen y la velocidad de envío, cada uno de los siguientes apartados te dan estrategias detalladas para mejorar la entregabilidad de tus correos. Además, se abordan temas críticos como la importancia de “calentar” tu dirección IP/dominio, y cómo la interacción de los suscriptores impacta directamente en la reputación de tus campañas.
Implementar estas prácticas no solo incrementará la efectividad de tus campañas, sino que también protegerá la integridad y reputación de tus comunicaciones por correo electrónico.
Buenas prácticas:
- Autenticación
- Reputación: dominio vs IP
- “Calienta” tu dirección IP o dominio
- Volumen de los envíos
- Velocidad del envío
- Interacción con tus correos
- Limpieza de bases de datos
- Tasa de spam
- Prácticas de envío que se deben evitar
Empezamos…
1. Autenticación
Asegúrate de que tu remitente (dominio) está configurado con SPF, DKIM y DMARC, y que no hay errores de configuración en todos los métodos de autenticación o podría provocar el envío de mensajes a la carpeta de spam.
Esto también es importante, ya que no debes enviar campañas de email marketing desde remitentes de correo gratuitos, tipo Gmail o Hotmail, puesto que estos no permiten la autenticación mediante SPF y DKIM, con lo cual tienes que tener tu propio dominio de internet y un correo electrónico desde el que enviar tus correos.
Puedes utilizar una herramienta tipo, Mail-Tester para ver si tu dominio está bien configurado, y aquí tienes una guía para configurar el SPF y DKIM en teenvio.
2. Reputación: Dominio vs. IP
La reputación de tu dominio es crucial para la efectividad de tus campañas de email marketing, incluso más que la reputación de tu dirección IP. Por ejemplo, Gmail utiliza un avanzado modelo de machine learning para monitorear la actividad de cada dominio, y es este historial de reputación del dominio es el que influirá en cómo Gmail maneja tus correos.
Dado el significativo impacto que los dominios tienen en los proveedores de correo, es aconsejable limitar el uso a pocos dominios para mantener una reputación consolidada y uniforme. Evita, en la medida de lo posible, emplear dominios nuevos, ya que estos se enfrentan a dificultades iniciales en la entrega, al menos durante las primeras semanas, y si lo haces, sigue las recomendaciones de “calentamiento” de demonios e IP, mientras establecen una reputación positiva.
Solo cambia tu dominio cuando sea imprescindible. Recuerda que un dominio nuevo requerirá un período de “calentamiento” antes de alcanzar una entrega efectiva en los gestores de correo.
Cuando nos referimos a “reputación del remitente”, nos referimos específicamente a la reputación global de tu dominio.
3. “Calienta” tu dirección IP o dominio
Si tienes la posibilidad de realizar tus campañas de email marketing con una IP dedicada, procura calentar las direcciones IP y los nuevos dominios para establecer una reputación de envío. Si empiezas a enviar grandes cantidades de correo, desde una nueva dirección IP, o desde un nuevo dominio, lo más probable es que el correo electrónico termine en la carpeta de spam.
Calentar una IP o dominio, significa empezar a realizar envíos gradualmente e ir aumentando progresivamente para que los gestores de correo no la clasifiquen como spam. Sigue estas directrices para hacerlo:
- Empieza con un volumen muy bajo de envíos cada pocas horas durante los primeros días. No superes los 500 mensajes en un día.
- Envía primero a los suscriptores más comprometidos, que serán los que van a abrir tus mensajes.
- Supervisa el rendimiento utilizando Google Postmaster Tools, y las estadísticas de teenvio, para ver cómo reaccionan los proveedores de correo.
- Una vez que tus mensajes lleguen a la bandeja de entrada, duplica los volúmenes cada 3-4 días. Sigue supervisando el rendimiento.
- Si ves que muchos correos van a la carpeta de spam, ralentiza o pausa el volumen de envío durante varios días para permitir que el filtro de spam se ajuste.
Si no quieres hacerlo, te lo podemos hacer nosotros con nuestro servicio de acompañamiento.
4. Volumen de los envíos
El volumen de envíos y la regularidad son fundamentales para el buen comportamiento de tus campañas de email marketing, intenta enviar siempre un número similar de correos, y envíar campañas con regularidad.
Intenta no salirte de esa norma, es decir, no envíes de repente el doble de lo que envías habitualmente y no espacies mucho los envíos, eso significa que si envías 4.000 correos cada 3 meses vas a tener más probabilidades de ir a SPAM, que si envías 4.000 correos cada semana.
Si necesitas aumentar el volumen de envíos, deberás hacerlo gradualmente, teniendo en cuenta lo siguiente:
- Si incrementas rápidamente el volumen de envíos, podrían surgir dificultades en la entrega. Usa herramientas tipo Google Postmaster Tools para supervisar el rendimiento de los correos a medida que escalas el volumen de envíos.
- Empieza con un volumen de envío bajo para los usuarios interesados y ve aumentándolo paulatinamente.
- Si tienes una lista extensa para envíos mensuales de Newsletters. En vez de enviar el boletín a toda la lista de una sola vez, es más efectivo dividir la lista en segmentos más pequeños y distribuir el envío del correo electrónico a lo largo de varios días para cada segmento.
- Se considera un pico de envío, si habitualmente envías 10.000 correos y de repente envías 100.000. En este caso, una buena práctica es enviar el primer día 10.000 y a lo largo de la semana, hacer envíos, aumentando el número de contactos de 10.000 en 10.000 hasta llegar a los 100.000.
- A medida que aumentes el volumen de envío, monitoriza regularmente las respuestas del servidor en las estadísticas de la campaña en teenvio, la tasa de spam y la reputación del dominio de envío. Gracias a la monitorización periódica, podrás adaptarte rápidamente si se limita la frecuencia de envío, si aumenta la tasa de spam o si disminuye la reputación del dominio de envío.
Cambios en formato o estructura de tus correos.
Los cambios en el formato y la estructura de los correos masivos, también inciden en la entregabilidad:
- Si cambias el formato de tus correos de distribución masiva, no lo hagas de forma brusca, aumenta gradualmente el volumen de correos enviados con el nuevo formato
- Si modificas la estructura de los correos o sus encabezados o la infraestructura de envío, aumenta gradualmente el volumen de correos enviados con el nuevo formato.
- Si los mensajes empiezan a devolverse o aplazarse, reduce el volumen de envío hasta que disminuya la tasa de errores de SMTP. Luego, vuelve a aumentar el volumen poco a poco. Si las devoluciones y los aplazamientos continúan con un volumen de envío bajo, revisa mensajes concretos para identificar problemas.
En caso de que se haya producido un pico reciente de actividad de correo, si sigues las prácticas recomendadas que hemos descrito más arriba, es probable que se resuelvan automáticamente los problemas de entrega en envíos posteriores.
5. Velocidad del envío
La velocidad con la que puedes aumentar el volumen de envío depende de estos factores:
- Cantidad: cuantos más correos envíes, más lentamente deberías aumentar el volumen de envío.
- Frecuencia: puedes aumentar el volumen de envío con mayor rapidez si envías el correo semanalmente en lugar de mensualmente.
- Interacción: Es la opinión de los destinatarios sobre tus mensajes, asegúrate de enviar mensajes solo a las personas que se suscriban a tus correos y ofréceles la opción de darse de baja.
Incorpore nuevos suscriptores a su flujo de correo electrónico de marketing
Los nuevos suscriptores son aquellos que han optado recientemente por recibir tu newsletter y que no han recibido correos electrónicos nuestros anteriormente. O nuevas bases de datos que decides incorporar a tu nueva newsletter.
- Envía un correo electrónico de bienvenida a todos los nuevos suscriptores.
- Al ser nuevos suscriptores, divide el envío en pequeños lotes y envíalos a lo largo de un período de tiempo en lugar de todos a la vez.
- Si no envías un mensaje de bienvenida y te limitas a añadir nuevos suscriptores a tus campañas de email marketing, asegúrete de que los nuevos suscriptores no superen el 5 % del total de suscriptores de un envío concreto.
- Por ejemplo, si estás enviando a 100.000 suscriptores para una sola campaña, asegúrate de que los nuevos suscriptores no superen los 5.000. Para evitarlo, debes dividir tus campañas a nuevos suscriptores en grupos más pequeños.
6. Interacción con tus correos
Uno de los factores que más afectan a la entregabilidad es la interacción de tu lista de suscriptores con tus correos electrónicos, por ejemplo Gmail indica: “Envía correos únicamente a aquellos usuarios que han optado por recibir y leer tus mensajes”. Esto implica que debes dirigir tus mensajes a aquellos destinatarios que se han registrado voluntariamente en tu lista y además enviarles contenido valioso para que interactúen regularmente y de forma positiva con tus correos.
Estos son ejemplos de interacciones positivas que un usuario puede hacer con tus correos:
- Apertura
- Reenvío
- Responder
- Marcar como no spam/arrastrar desde la carpeta de correo no deseado al buzón de entrada
- Arrastrar un mensaje al buzón principal
- Destacar/marcar como importante
- Marcar como no leído
Estos son ejemplos de interacciones negativas que un usuario puede tener con tus mensajes:
- Marcar como spam
- No leer, o borrar sin leer
- Más allá de esto, los gestores de correo tiene cientos de sensores que determinan la interacción.
Cuando te encuentres con problemas de entregabilidad, envía temporalmente solo a tus suscriptores más comprometidos (aquellos que han interactuado en los últimos 15 o 30 días) puede ayudar a mejorar tu reputación de envío y conducir a un aumento de la colocación en la bandeja de entrada.
Los proveedores de correo examinan el grado de interacción de cada suscriptor con tu dominio en relación con otros dominios y lo tiene en cuenta en las decisiones de filtrado.
Permite y anima a los suscriptores a responder a su correo electrónico.
Los suscriptores comprometidos no suelen responder a los correos electrónicos enviados por un spammer, por lo que esto ayuda a los gestores de correo a ver que eres un remitente legítimo.
7. Limpieza de bases de datos
Intensifica tu estrategia de limpieza de bases de datos para excluir a aquellos suscriptores inactivos de tu lista de correos electrónicos. Es crucial hacerlo si tus correos frecuentemente terminan en la carpeta de spam. Si continúas enviando correos a suscriptores cuyos correos acaban en spam, aumentará la probabilidad de que tus futuros envíos sean también dirigidos automáticamente a dicha carpeta.
Para optimizar tus resultados es muy importante mantener las listas limpias y lo más activas posible y eliminar a los contactos que:
- Rebotan sus correos de forma constante, el rebote es aquel correo que al ser enviado, el servidor de destino de nuestro destinatario, no lo quiere por algún motivo y lo devuelve.
- Eligieron desuscribirse (Las desuscripciones son automáticas en teenvio).
- Marcaron tu correo como Spam.
- No tuvieron interacción en tus campañas durante un tiempo determinado.
Lo peor que puedes hacer por la reputación de tu remitente es enviar correo a contactos que no abren tus mensajes. Si envías habitualmente a listas antiguas de contactos sin interacción — incluso si estos usuarios hicieron el opt-in e interactuaron en el pasado — la reputación de su dominio se desmoronará y los gestores de correo lo enviarán a spam.
Sugerimos dejar de enviar correos a aquellos que no los han abierto en los últimos 12 meses. Lo ideal sería aplicar un lapso de caducidad más breve. También se recomienda dejar de enviar a aquellos contactos que no hayan interactuado en los últimos 10 envíos. Esta estrategia suele dar como resultado una excelente tasa de entrega en los gestores de correo.
Listas negras
Las listas negras de spam, también conocidas como SPAM Blacklist tienen como misión identificar direcciones IP que han llevado a cabo prácticas de spam a través de correo electrónico. Su objetivo es informar a los servidores de correo electrónico para que rechacen los mensajes que provengan de esas direcciones. Es importante saber si estoy en una lista negra de Spam y cómo salir de ella.
Si dispones de una ip en exclusiva, comprueba que no está en las listas negras con herramientas tipo MxToolbox o Spamhaus, estas son consultadas por los gestores de correo para consultar si tienes cuentas trampa.
8. Tasa de spam
Una forma de comprobar tu tasa de SPAM es utilizar la herramienta Postmaster Tools de Gmail para obtener información sobre el correo que envías a los propios usuarios; por ejemplo:
- Si los destinatarios marcan tus mensajes como spam.
- Los motivos por los que no se entregan tus mensajes.
- Si tus mensajes están autenticados o no.
- La reputación de tu dominio o de tu IP y su impacto en el porcentaje de entrega de mensajes.
Tasa de spam:
- Monitoriza periódicamente la tasa de spam de tu dominio con Postmaster Tools.
- Mantén las tasas de spam indicadas en Postmaster Tools por debajo del 0,10 % y evita que lleguen al 0,30 % o superen esa cifra.
- Si la tasa de spam de un remitente se mantiene baja, este tolerará mejor los picos ocasionales en la opinión de los usuarios.
- Del mismo modo, si mantienes una tasa de spam alta, aumentará el número de correos clasificados como spam. Las mejoras en la tasa de spam pueden tardar algún tiempo en reflejarse de forma positiva en la clasificación.
9. Prácticas de envío que se deben evitar
No utilices el mismo remitente para todos tus correos electrónicos.
Es importante no enviar todo tipo de campañas de email marketing con un mismo remitente, utiliza distintos remitentes según el tipo de mensaje que envíes, pero intenta que sea bajo el mismo dominio.
Los mensajes que pertenecen a la misma categoría deben tener el mismo remitente de correo en «From:». Por ejemplo, los mensajes del dominio miempresa.com podrían tener en «From:» direcciones como las siguientes:
- Mensajes de la tienda online: shop@miempresa.com
- Mensajes promocionales: info@miempresa.com
- Newsletter informativa: newsletter@miempresa.com
- Mensajes de soporte: soporte@miempresa.com
Es menos probable que los mensajes enviados desde una dirección que figure en la lista de contactos del destinatario se marquen como spam.
No mezcles contenido en un mismo correo
No se deben mezclar distintos tipos de contenido en un mismo correo. Por ejemplo, no incluyas promociones en los correos de envíos de facturas. O no mezcles contenidos informativos útiles para los usuarios con publicidad o promociones.
Evita las quejas
Un alto índice de quejas puede hacer que tu correo electrónico se filtre a la carpeta de spam. Esto les indica a los gestores de correo que estás enviando a usuarios que no quieren tu newsletter y puede señalar que es más probable que seas un spammer.
Lo mismo ocurre con los mensajes internos de tu compañía, no los marques como spam o los borres. Esto puede afectar negativamente a la reputación de tu dominio y es posible que los futuros mensajes se consideren spam.
No compres bases de datos
Los proveedores de servicios de correo electrónico, como Gmail, Yahoo, y Outlook, utilizan algoritmos sofisticados para identificar y filtrar el spam, así como cuentas trampa para detectar la compra de bases de datos. Enviar correos a destinatarios que no se han suscrito voluntariamente aumenta el riesgo de que tus correos sean marcados como spam, dañando tu reputación de remitente y disminuyendo la entregabilidad de tus futuras campañas.
No envíes con remitentes de correo gratuitos
Evita el usar remites de correo electrónico gratuitos, tipo Gmail, Yahoo, Hotmail, etc., estos remitentes no se pueden autenticar con SPF y DKIM y, por tanto, tus campañas tendrán muy poca o nula entregabilidad.
No envíes correos a personas que no se han suscrito a tu lista de distribución
No envíes correos a personas que no se hayan suscrito a tu Newsletter. Tienes muchas posibilidades de que marquen los correos como spam, por lo que los futuros mensajes a estos destinatarios se clasificarán como spam.
No suscribas automáticamente a los usuarios de formularios de contacto
Una práctica muy habitual, es suscribir directamente a nuestra lista de distribución a todos los usuarios que en algún momento han solicitado algún tipo información desde los formularios de contacto. No envíes correos a personas que no lo han solicitado. Tienes muchas posibilidades de que marquen los correos como spam, por lo que los futuros mensajes a estos destinatarios se clasificarán como spam.
Servicio de acompañamiento de Email Marketing
Quieres poner en práctica todas las recomendaciones anteriores, pero no tienes tiempo o no lo ves posible, no te preocupes, nosotros lo hacemos por tí, contrata nuestro servicio de acompañamiento.
Si tienes problemas con la entregabilidad, prueba nuestro servicio de acompañamiento y configuración de email marketing te generamos un informe del rendimiento de tus campañas, te limpiamos las bases de datos y te damos las claves para aumentar la entregabilidad.
Ilustraciones: DesignStripe – Iconos: The Noum Project
