Bajas en email marketing adaptadas al RGPD

Con motivo del la entrada en vigor del RGPD (Reglamento General de Protección de Datos), se ha incorporado a teenvio un nuevo sistema de gestión de bajas para facilitar la cancelación de suscripción en las campañas de email marketing cumpliendo con la correcta adecuación al reglamento.

El sistema clásico de bajas se basa en el único responsable legal que se podía conocer (El remitente), pero ahora tenemos la posibilidad de gestionar las bajas por responsable legal y la finalidad del tratamiento como exige la nueva normativa, independientemente del remitente que usemos para la comunicación.

En el nuevo RGPD es obligatorio informar claramente del responsable y la finalidad del tratamiento para cualquier dato de carácter personal que se obtenga y debe existir un consentimiento expreso para el tratamiento, por este motivo teenvio adecua el sistema de bajas al mismo mecanismo que exige el reglamento.

Sistema de bajas adecuado al RGPD para email marketing

¿Quién es quién?

Remitente – Email que envía la campaña de email marketing, compuesto por un nombre y un email, es el De: o From: que recibe un destinatario en su buzón de entrada.

Responsable – Es la persona física o jurídica, autoridad pública, agencia u otro ente que, solo o en conjunto con otros, determina los propósitos y medios del tratamiento de datos de carácter personal.

Finalidad – Es el propósito con la que se va a tratar los datos de carácter personal, motivos comerciales, interés legítimo, informativo, etc…

RGPD – Reglamento General de Protección de Datos, es el reglamento relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos.

Funcionamiento del sistema de bajas

Para entender de forma correcta la diferencia entre el sistema de bajas clásico y el nuevo pasamos a explicar sus diferencias:

Bajas gestionadas por remitente (Sistema clásico)

Cuando una comunicación (email) es enviada y el destinatario decide cancelar la suscripción, este lo realiza por el remitente que le ha hecho el envío y en ese momento, dicho remitente, pasa a estar inactivo para realizar envíos a ese contacto.

Contacto A – Cancela suscripción por el remitente 1

Remitente 1 – email1@miempresa.com (Inactivo)
Remitente 2 – email2@miempresa.com (Activo)
Remitente 3 – email3@miempresa.com (Activo)
Remitente 4 – email4@miempresa.com (Activo)
Remitente 5 – email5@miempresa.com (Activo)

Bajas gestionadas por remitente

Bajas gestionada por responsable y finalidad (Sistema nuevo)

Cuando una comunicación es enviada y el destinatario decide cancelar la suscripción, esta será asociada al responsable y la finalidad del remitente que envió independientemente del que utilicemos, así si un destinatario que se da de baja para envíos comerciales de una empresa lo hará indirectamente para todos los remitentes que tengan esa misma finalidad y responsable, pasando a marcar a los remitentes con igual finalidad y responsable como inactivos.

Contacto A – Cancela suscripción por el remitente 1

Responsable a / Finalidad comercial (Inactivo) Cancelación de suscripción
Remitente 1 email1@miempresa.com
Remitente 3 email3@miempresa.com
Remitente 4 email4@miempresa.com

Responsable a / Finalidad informativa (Activo)
Remitente 2 email2@miempresa.com
Remitente 5 email2@miempresa.com

Bajas gestionada por responsable y finalidad

¿Cómo cambiar el nuevo sistema de bajas RGPD?

Para cambiar al nuevo sistema de bajas será necesario disponer de al menos un responsable legal dado de alta en el sistema y definir una finalidad o utilizar las finalidades ya preconfiguradas para asociar a los remitentes que tengamos dados de alta.

Alta de responsable del tratamiento

Responsable del tratamiento

Alta de finalidad del tratamiento

Finalidad del tratamiento

Finalidades preconfiguradas

Finalidad del tratamiento preconfigurada

Asociación de responsable y finalidad a remitente

Remitente con asociación de responsable y finalidad

Aviso de cambio de sistema de bajas

Para los clientes hasta mediados de noviembre de 2018 el sistema mostrará un aviso en la sección remitentes recomendando el cambio y un botón para poder proceder al mismo si lo desean. Hay que tener en cuenta que para poder procesar el cambio todos los remitentes que actualmente existan deben disponer de responsable y finalidad asociados.

Cambio a sistema de bajas gestionadas por responsable y finalidad

Si se decide no realizar el cambio a nuevo sistema de bajas RGPD, teenvio lo respetará, pero cualquier remitente creado nuevo será obligatorio asociar responsable y finalidad independientemente de que no sea utilizado para la gestión de las bajas.

Para todos los nuevos clientes, a partir de mediados de noviembre de 2018, no será necesario realizar ningún cambio en el sistema ya que por defecto tendrá el nuevo sistema de bajas ya activo.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo puedo realizar el cambio?

Nuestro equipo de desarrollo desplegará las actualizaciones a lo largo del mes de noviembre, diciembre y enero de 2019 implementándolas de forma progresiva. Para saber si podemos hacer al cambio, cuando accedamos a teenvio, nos aparecerá un mensaje de actualización de cuenta y es entonces cuando podremos activar el cambio desde la sección de remitentes si lo deseamos.

¿Es obligatorio el cambio?

No, todos nuestros clientes pueden seguir trabajando como hasta ahora, pero el cambio es muy recomendable.

¿Dónde gestiono el cambio?

Cuando accedes a tu cuenta de teenvio, en el menú superior derecha, nombre del plan, remitentes.

¿Es más seguro el nuevo sistema de baja RGPD?

Los dos sistemas de bajas son igualmente seguros, pero el nuevo sistema facilita un mejor control sobre las bajas y permite unificarlas si disponemos de remitentes con el mismo responsable y finalidad.

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Sobre el autor

Alfonso Pérez

Project Manager en teenvio.com. Me encanta la formación y el soporte en campañas de marketing, soy responsable de proyecto  y promoción de nuestra herramienta teenvio.com, una de las cosas que mas me gusta es poder ayudar a todos nuestros clientes y usuarios a realizar una mejor comunicación por email.

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