Funcionamiento de bajas en campañas de email marketing
A través de esta guía podrás comprender mejor los aspectos más importantes que influyen en una baja por parte de un destinatario y su implicación en el RGPD.
- Cancelación de una suscripción
- Remitentes
- Pié de baja
- Cancelación de suscripción
- Baja de un contacto
Cancelación de una suscripción
Cuando realizamos una campaña de email marketing los destinatarios disponen de un sistema de cancelación a la suscripción que mantienen con el emisor, para que esta cancelación surja efecto hay que tener en cuenta y conocer a todas las partes que intervienen en el proceso:
Destinatario – Contacto que existe en el sistema (teenvio) por importación o alta al cual se le realizarán envíos de emails.
Remitente – Email que envía la campaña de email marketing (emisor), compuesto por un nombre y un email, es el De: o From: que recibe un destinatario en su buzón de entrada.
Responsable – Es la persona física o jurídica, autoridad pública, agencia u otro ente que, solo o en conjunto con otros, determina los propósitos y medios del tratamiento de datos de carácter personal.
Finalidad – La finalidad con la que se va a tratar los datos de carácter personal, motivos comerciales, interés legítimo, informativos, etc…
RGPD – Reglamento General de Protección de Datos, es el reglamento relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos.
El procedimiento de de cancelación de suscripción puede ser ejecutado por el destinatario en el momento que recibe un email enviado desde teenvio. El sistema, cuando lanza una campaña de email marketing, incorpora en cada email enviado a los destinatarios un pie de baja que informa del emisor del email (Remitente) y permite la cancelación de la suscripción.
Si el destinatario decide cancelar la suscripción, accederá a una página web donde se le informa del responsable legal del tratamiento de datos y la finalidad de la comunicación a la cual va a cancelar la suscripción. Tanto el responsable, cómo la finalidad han sido previamente configuradas antes del envío en la gestión de remitentes de teenvio.
Una vez la cancelación es confirmada, ninguna comunicación podrá ser enviada al destinatario con un remitente que disponga del mismo responsable y finalidad de la cancelación. Este mecanismo de control de bajas lo realiza teenvio de forma automática sin que el cliente tenga que realizar ninguna gestión adicional.
Remitentes
Para poder realizar una campaña de email marketing es necesario disponer de, al menos, un remitente activo en el sistema. Este se da de alta definiendo un nombre, un email y asociando un responsable legal y una finalidad para este remitente. En la sección de remitentes está habilitadas todas las herramientas necesarias para el alta, baja y modificación de remitentes, responsables y finalidades.
Cualquier alta o modificación de un remitente supondrá la validación del mismo a través de un email que teenvio envía a la dirección de email con un enlace de validación.
Para el alta de un remitente es obligatorio disponer de un Responsable legal del tratamiento del dato
Pié de baja
Teenvio proporciona un sistema de bajas que se incorpora de forma automática en el pié de cada email que en enviado desde la plataforma. En el pie del email se informa al destinatario de quién le envía el email y la posibilidad de darse de baja cancelando la suscripción a la comunicación recibida. Este sistema es obligatorio al ser un derecho de los destinatarios poder revocar su consentimiento a recibir comunicaciones por email.
Cancelación de suscripción
La cancelación de suscripción se realiza para el responsable y la finalidad del tratamiento de datos, asociado al remitente (email) que realiza la comunicación. Cuando un destinatario decide cancelar la suscripción o confirmar una baja accede a una página que le solicita la confirmación de la cancelación mediante la reconfirmación completa de su email. Posteriormente a la confirmación de la cancelación el destinatario es consultado, a modo informativo, del motivo de la cancelación con fines estadísticos.
Baja de un contacto
Accediendo a la ficha de cualquier contacto, pestaña bajas, podemos visualizar si el suscriptor ha cancelado la suscripción quedando inactivo para los envíos de un responsable y finalidad. Adicionalmente el sistema permite activar o desactivar los envíos de forma manual, siendo conscientes de la responsabilidad legal que ello puede suponer.
