El uso del email marketing para instituciones públicas se torna una de las herramientas más eficaces para comunicarse con los ciudadanos, informar sobre políticas, promover eventos, mantener la transparencia gubernamental, mejorar la imagen y la cercanía a sus públicos, contribuyendo de esta forma a la mejora de la calidad de vida de la población.
Por ello, conectar con los ciudadanos, ya sea de forma permanente u ocasionalmente según las necesidades, se ha convertido en una obligación para la mayoría de los organismos de la administración pública, y hacerlo de la manera más rápida y fácil deben ser los objetivos.
10 consejos para hacer una estrategia de email marketing efectiva para el sector público.
Fruto de esta larga experiencia, a continuación, te damos 10 consejos para llevar a cabo una estrategia de email marketing efectiva en el sector público:
1.- Mantener y gestionar las bases de datos.
Con una correcta gestión, mantenimiento y limpieza de las bases de datos, procurando en lo posible que los datos que se gestionan sean correctos y estén actualizados, nos aseguraremos una mayor eficacia y un menor coste.
2.- Segmentar la Audiencia.
Es importante realizar una correcta agrupación de la audiencia según sus necesidades, intereses, localización, etc. Esto permitirá personalizar y hacer más relevantes los mensajes que se envíen.
3.- Consentimiento, transparencia y cumplimiento normativo.
Antes de enviar cualquier campaña es fundamental asegurarse de que se dispone del consentimiento de la audiencia obtenido bien a través de las Webs, rellenando formularios en eventos u otros mecanismos lícitos. Asegúrate del cumplimiento de la normativa sobre privacidad y protección de datos de carácter personal. Se debe proporcionar información clara sobre cómo se utilizarán los datos y ofrecer opciones para que los ciudadanos gestionen sus preferencias de suscripción, facilitando la cancelación libremente en cualquier momento.
3.- Información y contenido relevante.
La selección de información y contenidos especialmente relevantes para la audiencia a la que nos dirigimos, que sean fáciles de entender y que pueden incluir desde eventos, acciones de participación ciudadana, noticias, etc., son claves a la hora de obtener la máxima interacción.
4.- Diseño cuidado y accesible.
Asegurarse de que el diseño sea visualmente atractivo, que atraiga al receptor y que pueda ser accesible a todo tipo de audiencia, incluidas personas discapacitadas.
5.- Llamada a la acción, feedback y participación ciudadana.
Aprovecha los envíos para incrementar la interacción con tu audiencia, ya sea a través de formularios, inscripciones a eventos, enlaces para ampliar las informaciones, etc. Animando a los ciudadanos a proporcionar comentarios y participar en encuestas, no solo mejora la participación, sino que también brinda información muy valiosa para las instituciones públicas.
6.- Monitorización, seguimiento y evaluación de resultados.
Las herramientas de email marketing nos permiten obtener algunos parámetros que, con el consentimiento del receptor, nos permitirá ir identificando y midiendo la eficacia de cada envío, mejorando así el conocimiento de las necesidades e inquietudes de nuestra audiencia y afinando poco a poco la eficacia de nuestras comunicaciones.
7.- Automatización.
Mediante esta funcionalidad es posible incrementar sensiblemente la eficacia de las campañas mediante la programación de determinados envíos, como recordatorios de eventos, felicitaciones en fechas especiales o actualizaciones periódicas.
8.- Frecuencia de los envíos.
La eficacia del email marketing se resiente si llegamos a saturar a nuestra audiencia con mensajes constantes y recurrentes. Es importante estudiar las frecuencias correctas y adecuadas en función del contenido a enviar y, sobre todo, del conocimiento de nuestra audiencia. Por ejemplo, se pueden enviar boletines mensuales, resúmenes semanales de noticias o comunicados puntuales en momentos clave.
9.- Formación y capacitación del personal.
El email marketing, para asegurar su eficacia y minimizar los riesgos, requiere de un mínimo de formación y conocimiento específico que permita familiarizarse con las mejores prácticas y la normativa vigente en cada momento.
Siguiendo estas prácticas, seremos capaces de utilizar el email marketing de manera efectiva para fortalecer la relación entre la administración pública y los ciudadanos, fomentando la participación, la transparencia y el servicio a los ciudadanos.
En Teenvio.com, tanto si tu institución ya utiliza el email marketing como si no es así, pero te interesa conocer más en profundidad las opciones que ofrece, estamos a vuestra disposición para acompañaros en la mejora o la puesta en marcha de tu estrategia de email marketing.
¿Cómo elegir una plataforma de email marketing que cumpla la legalidad europea?
Por ello, si estás buscando una plataforma de email marketing para instituciones públicas, para enviar comunicaciones por correo electrónico, debes buscar una herramienta que cumpla con la legalidad, y debe cumplir los siguientes criterios:
- Empresa europea
- Servidores y centro de datos alojados en Europa, en empresas Europeas
- Que no se produzca transferencia de datos fuera de la UE
- Que cumpla con la RGPD y LSSI
- Soporte telefónico por profesionales
- Adaptación de la plataforma a las necesidades del cliente
Teenvio.com somos una empresa española, y llevamos 20 años gestionando y facilitando la comunicación a través de correo electrónico para un buen número de instituciones públicas e instituciones: comunidades autónomas, ayuntamientos, organismos y asociaciones, etc.
La solución propuesta por Teenvio.com se caracteriza por su alta capacidad de integración y adaptación a las diferentes estructuras y sistemas de las instituciones y, entre otras funcionalidades, facilita la gestión y monitorización de múltiples departamentos.
Permite editar de manera sencilla las piezas a comunicar, monitoriza el resultado de los envíos, ayuda a mantener actualizadas las bases de datos y ofrece un servicio de formación y soporte que acompaña en todo momento al usuario que lo necesite.
Y por supuesto tenemos los servidores y centros de datos alojados en Europa en empresas europeas, como Telefónica en Madrid o OVH en Francia.
