Cómo enviar correos electrónicos masivos sin hacer spam

Si estás pensando en promocionar tus productos a través del envío de mails de forma masiva, estás pensando en hacer email marketing aunque quizás sin saberlo. A través de este artículo queremos guiarte para que, partiendo desde cero y sin apenas conocimientos, seas capaz de hacer una campaña de email marketing eficaz y acorde a la legislación vigente, y lo más importante, ¡sin hacer spam!

Qué es lo que no debo hacer

La acción más probable de una persona que quiere enviar emails de forma masiva es la de usar su gestor de correo electrónico (Gmail, Outlook, Thunderbird o similar) y cargar en copia oculta, o copia vista, el listado de destinatarios a los que quiere enviar esta comunicación, escribir el mensaje y lanzarla sin más. Esto además de no poder ser considerado email marketing es un error grave que puede acarrear consecuencias más allá de que esa comunicación no llegue a la bandeja de entrada de sus destinatarios.

¿Por qué no se puede hacer así?

Muy sencillo. Los ESP o Email Server Providers (proveedores de servicios de email) tienen una serie de mecanismos para limitar estas prácticas previniendo así el spam. El correo electrónico se diseñó para un uso distinto, que es seguramente el que llevas a cabo en tu día a día tanto de forma profesional como personal, y cualquier envío que hagas de estas características será detenido por tu proveedor de servicios de hosting y correo electrónico.

Cualquier envío que hagas de estas características será detenido por tu proveedor de servicios de hosting y correo electrónico.

Estos sistemas de protección evitan que los servidores encargados de gestionar el correo electrónico entren en lo que se denominan listas negras. Las listas negras o blacklists tienen como misión identificar aquellas direcciones IP´s a través de las cuales se han llevado a cabo prácticas consideradas como spam.

Cuando enviamos un correo electrónico a una persona, el servidor que va a recibir ese mail consulta una o varias de las listas de spam existentes si la IP del servidor que hace el envío se encuentra en alguna de ellas y decide entonces si entregar el mensaje, mandarlo a spam o directamente rechazarlo.

Esta consulta afecta a nivel de IP, es decir, que si por cualquier motivo el servidor entra en una lista de spam todos los correos electrónicos de los diferentes dominios que esté gestionando acabarán también en esa lista negra, y esto significa que será muy difícil o prácticamente imposible que cualquier correo electrónico que se envíe a través de ellos lleguen a la bandeja de entrada del destinatario.

Que un servidor entre en una lista negra implica que será muy difícil o prácticamente imposible alcanzar la bandeja de entrada del destinatario.

Esta lucha por evitar el spam por parte de los ESP no es filantropía sino una necesidad para que los servidores que gestionan el correo electrónico puedan seguir llevando a cabo su misión sin problemas.

¿Entonces cómo lo hago?

La única fórmula para llevarlo a cabo es a través de aplicaciones de email marketing como es el caso del teenvio.com. Estos programas están diseñados para gestionar grandes volúmenes de envíos bajo servidores dedicados exclusivamente a esta tarea de envío masivo de mails.

¿Cómo elijo la plataforma ideal para hacer email marketing?

Elegir la plataforma de marketing ideal para tu caso no es una tarea sencilla ya que en el mercado hay diferentes soluciones que dan un servicio similar. La mayoría tienen características y funcionalidades comunes y otras que las hacen un poco más exclusivas o diferentes entre sí. Podemos encontrarnos factores como el precio donde es más sencillo establecer una comparación u otros como la entregabilidad, el soporte o la usabilidad de la herramienta que son criterios más etéreos a la hora de ponderarlos para tomar la decisión. Repasamos aquellos que consideramos más importantes:

• • Idioma: Si no manejas de una forma fluida un idioma distinto al español te aconsejamos que elijas una herramienta en castellano. Existen muy buenas aplicaciones y muy conocidas en inglés, pero el hecho de que no estén traducidas al castellano pueden resultar un handicap importante a la hora de manejarlas.
  • Soporte: La rapidez y el medio a través del cual el equipo de soporte pueden resolverte una duda debe ser un elemento importante a considerar. No es lo mismo utilizar un sistema de tickets que disponer de un teléfono gratuito donde un agente especializado atiende cualquier incidencia de forma inmediata, como ocurre en el caso de teenvio.com.
  • Entregabilidad: La reputación de los servidores a través de los cuales se realizan los envíos es la clave de la entregabilidad, ni siquiera una alta reputación puede asegurarnos que el 100% de los mails enviados vayan a la bandeja de entrada pero esta será menor si no se cuida este aspecto. No te dejes guiar únicamente por el precio ya que este puede estar asociado al uso de servidores menos trabajados desde el punto revista de la reputación.
  • Precio: Sin duda es importante y posiblemente sea el elemento más sencillo de comparar entre las diferentes plataformas. Cada una utiliza un criterio diferente y discrimina los precios en función de los envíos o de las listas de contactos existentes. Si vas a realizar envíos con cierta periodicidad te aconsejamos que uses los planes mensuales ya que suelen ser la opción más ventajosa desde el punto de vista económico. En teenvio.com disponemos de diferentes tarifas en función del número de envíos y contamos además con un plan para que hagas email marketing gratis, donde puedes enviar hasta 5000 correos electrónicos al mes a 1000 contactos distintos.

• Plantillas: Contar con numerosas plantillas prediseñadas y con un potente editor gráfico para que puedas adaptarlas a tus necesidades sin tener conocimientos de programación es un requisito indispensable. El diseño es tras el asunto el segundo punto de contacto entre el emisor y el receptor de la campaña, y si hemos conseguido que abran nuestra newsletter tenemos la obligación de que tenga un diseño lo más atractivo posible para conseguir cautivar con nuestro mensaje a los destinatarios de la misma. En teevio.com disponemos de un editor dinámico de newsletters muy intuitivo para que componer y diseñar tus campañas te resulte lo más sencillo posible.

Prueba nuestro potente editor dinámico de piezas

• Usabilidad: Como ocurre con cualquier aplicación, el manejo de la misma y su sencillez de uso nos ayudará a que podamos llevar a cabo nuestra tarea a la hora de confeccionar, enviar y analizar nuestras campañas. Hemos comentado anteriormente que la mayoría de las aplicaciones tienen las mismas funcionalidades pero no en todas se acceden a ellas con la misma sencillez. Elige aquella con un aspecto visual moderno e intuitivo con la que te sientas cómodo trabajando y que te permita sacar todo el partido a la herramienta sin necesidad de perder el tiempo investigando acerca de cómo hacerla funcionar.
• Estadísticas: Disponer de un completo y a la vez sencillo panel a través del cual interpretar los resultados de la campaña es esencial a la hora de seguir mejorando nuestra estrategia. No es necesario abrumarse con decenas de datos, elige aquellos KPI´s que más te interesen y analízalos de forma aislada y en conjunto. En teenvio.com además de contar con dashboard de estadísticas completo y sencillo disponemos de una métrica muy visual denominada «zonas calientes» para que con un simple vistazo puedas qué partes de la newsletter han recibido más clics.

• Gestión de contactos: La base de cualquier campaña son los contactos a los que enviamos nuestras newsletters, asegúrate de que esa gestión sea sencilla y no te ocasione problemas.
  • El primer paso en el manejo de contactos sería la incorporación de los mismos a la herramienta; en teenvio.com damos la opción de poder añadirlos desde un archivo para hacerlo de forma masiva, este archivo puede ser tipo Excel o CSV, que es un formato estándar.
  • Otro punto importante es la posibilidad y facilidad que te de la aplicación para poder agrupar tus contactos en diferentes listas y por tanto puedas hacer un envío segmentando a tus destinatarios en función de los criterios que hayas establecido.
  • Campos personalizados. Cuando grabamos un nuevo contacto es posible que guardemos más información más allá del nombre o el mail; en teenvio.com te damos la posibilidad de introducir campos personalizados para que la gestión de los mismos se adapte mejor a tus necesidades.
• Seguridad: El nuevo Reglamento General de Protección de Datos ha elevado el nivel de protección de la información personal de los ciudadanos de la Unión Europea.
  • Saber si los servidores de la aplicación de email marketing están ubicados dentro o fuera de la UE es un aspecto a tener en cuenta, ya que la legislación europea es la aplicable a estos datos y puede verse vulnerada en el caso de que los servidores estén en suelo norteamericano, por ejemplo.
  • Consentimiento. El RGPD establece la obligatoriedad de tener el permiso expreso por parte del destinatario al envío de información comercial por vía electrónica. En teenvio.com desarrollamos una nueva funcionalidad para nuestros formularios que permite registrar ese consentimiento que ha dado el suscriptor, mediante un checkbox, a la hora de darse de alta en nuestra newsletter y cumplir así el RGPD.
  • Seguridad de la aplicación. Recuerda que la responsabilidad del tratamiento de los datos que manejas es tuya, y por ello debes poner todo el cuidado posible a la hora de elegir a qué aplicación la incorporas. Además de la propia seguridad que los propietarios de la misma implementan para evitar que sea hackeada, en teenvio disponemos de funcionalidades que permiten asignar diferentes permisos a los miembros de una organización para que solo tengan acceso a los datos aquellos que tienen necesidad de manejarlos.

Seguro que tras leer este artículo ya cuentas con toda la información necesaria para que tus próximas campañas de email marketing sean todo un éxito.

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